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bullet Betriebsarten:                                    
Die Betriebsart eines Erfassungsgerätes, in denen es die Daten mit der Software austauscht. 
bullet Online                                                
Bei dieser Betriebsart ist das Lesegerät ständig mit dem PC verbunden und der Rechner muss eingeschaltet sein um Erfassungen verarbeiten zu können. Jeder Lesevorgang wird sofort an den Computer geleitet und muss dort von einem Kommunikationsprogramm mit der PC-Uhrzeit in die Datenbank geschrieben werden. Folgend werden von diesem Programm, je nach Einstellung, persönliche Anrede, Zeit- und Urlaubsstatus und/oder Mitteilungen über das Display des Lesegerätes ausgegeben. Im normalen Wartemodus erfolgt normalerweise die Ausgabe von Datum und Uhrzeit. Da es sich dabei um "dumme" Terminals handeln kann, ist ein Online-Lesegerät meistens günstiger als eine Offlline-Variante.
bullet Offline                                                
Da ein Offline-Terminal auch ohne aktiven PC einsetzbar ist, benötigt es mindestens neben dem Lesekopf, einen Speicher und eine Echtzeituhr.  Komfortable Offline-Systeme haben nicht nur einen Speicher für Erfassungsdaten, sondern zusätzlich auch für Personalinformationen ( Kartenberechtigungen, Namen, Zeitstatus, Mitteilungen ). Im Offline-Betrieb wird jede Erfassung ggfs. gegen die Kartenberechtigung geprüft und mit der Uhrzeit im Speicher des Lesegerätes abgelegt. Je nach Geräteversion erhält der/die Mitarbeiter/in den Namen, Zeit- und Urlaubsstatus und/oder Mitteilungen auf dem Display angezeigt. Das Kommunikationsprogramm nimmt dann ein- oder mehrmals täglich Kontakt mit der Station auf und holt die gelesenen Daten ab. Falls technisch unterstützt werden dann einmal täglich der Berechtigungsstatus und personenbezogene Daten in dem Lesegerät neu abgespeichert. Die Datenübertragung kann hierbei wahlweise auch über Modem erfolgen.
Je nach Gerät ist auch ein Automatikbetrieb zwischen Online und Offline möglich (Semi-Online). Hierbei wird der Lesevorgang zuerst an den PC übermittelt. Falls dieser nicht eingeschaltet ist und nicht mit einer Quittung antwortet, werden die Daten Offlline gespeichert und erst dann an den PC gesendet, wenn dieser wieder verfügbar ist.
bullet Polling                                               
Der Polling-Betrieb ist wir ein Offline-Betrieb, bei dem jedoch die Daten in einstellbar kurzen Zeitabständen von dem Kommunikationsprogramm abgerufen werden. Dies hat den Vorteil die Daten relativ kurzfristig in der Datenbank verfügbar zu haben, ohne ständig Rechnerkapazität bereitstellen zu müssen. Hierzu können die Offline-Terminals eingesetzt werden. Der Pollingbetrieb muss jedoch von der Kommunikationssoftware unterstützt werden.
bullet mobil                                                 
Dies betrifft die Datenerfassung an wechselnden oder nicht mit den erforderlichen Betriebsbedingungen ausgerüsteten Arbeitsbereichen. Eine typische mobile Datenerfassung ist z.B. die Erfassungen von Leistungen im Pflegebereich bei den Patienten. Hier kommt dann eine mobiles Lesegerät mit Speicher, Echtzeituhr und Akku- oder Batteriebetrieb zum Einsatz. Je nach System verfügen diese Geräte u. U. noch über ein Auswahlverfahren, bei dem einzelne Möglichkeiten aus einem Menü gewählt werden können. Zum Abschluss eines oder mehrerer Tage wird dann das Gerät in eine Kontaktschale gesteckt und die Daten an den Rechner übertragen. Oftmals dient die Kontaktschale auch gleichzeitig dazu, den Akku zu laden.
Eine Sondervariante der mobilen Geräte sind die, bei denen nicht das Gerät sondern nur der mobile Speicher zur Kontaktschale des PC gebracht und dort ausgelesen wird. Der typische Einsatzbereich hierfür ist z. B. der Bauwagen.
bullet Telefon                                              
Wahlweise kann jedes Telefon mit Tonwahl zur Zeiterfassung eingesetzt werden. Dies öffnet kostengünstige Wege für Behörden und Unternehmen mit verteilten Bereichen. Idealerweise dann, wenn diese ein "hausinternes" unternehmensweites Telefonnetz haben, denn es wird eine Telefonverbindung aufgebaut. Die Personifizierung erfolgt durch die Eingabe des persönlichen PIN-Codes über die Tastatur.  Die dabei entstehenden Töne werden durch eine spezielle Telefonkate im Rechner empfangen und ausgewertet. Für Buchungsarten und Abfragen kann ebenfalls die Telefontastatur verwendet werden. Gewünscht Aussagen zu Zeit- und Urlaubsstatus werden als Klartextmitteilung in der Karte generiert und übermittelt.
bullet Handy                                                
Die Erfassung über Handy unterscheidet sich von der zuvor genannten dadurch, dass keine Telefonverbindung aufgebaut wird. Hier wird über die Rufnummer des Handys erkannt, wer anruft. Die Durchwahlnummer die angerufen wird, bestimmt die Erfassungsart. Somit kann eine Erfassung erfolgen ohne Kosten zu verursachen. Nach einer erfolgreichen Buchung wird dann das anrufende Handy vom PC zurückgerufen und die Erfassung bestätigt.
Ein Sondervariante dieser Erfassungsart ist die Handyerfassung mit Quittungssignalgeber.
 
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